5 dicas para fazer sua reunião de condomínio ser mais eficiente | Blog MRV Engenharia

Encontre seu imóvel

5 dicas para fazer sua reunião de condomínio ser mais eficiente

12 outubro 2018

5 dicas para fazer sua reunião de condomínio ser mais eficiente

Se tem um programa do qual a maioria das pessoas procura fugir, este compromisso é a reunião de condomínio. Por se tratar de uma ocasião na qual são debatidos basicamente problemas, gastos e até mesmo desavenças entre moradores, é natural que este compromisso não esteja entre os favoritos da agenda de ninguém. Mas, e se houvesse uma possibilidade de transformar as reuniões em algo mais rápido e produtivo, será que o engajamento dos condôminos não seria maior?

Confira cinco dicas de ouro para síndicos que desejam aumentar o quórum de suas assembleias, e que querem torná-las efetivas, definitivamente.

Antecedência no aviso

Se nem para um happy hour da firma dá para avisar aos convidados em cima da hora, por que com a reunião de condomínio seria diferente? Para que possam comparecer a este importante compromisso da comunidade em que vivem, os moradores de um prédio precisam de antecedência. Deste modo, invista na comunicação ao menos uma semana antes da data agendada, usando, para isso, as ferramentas de que o condomínio dispõe, tais como o quadro de avisos, os elevadores, hall de escadas e circulares que possam ser distribuídas individualmente a cada unidade. Se o prédio tiver também um grupo de e-mails e WhatsApp, faça lembretes aos moradores por meio de mensagens eletrônicas informando data, horário de início e de término. Desta forma, fica mais fácil garantir que todos encontrem um espaço na agenda e acomodem seus compromissos de maneira a participar. 

Reserve um local externo

É certo que fazer a assembleia no salão de festas do prédio ou alguma outra área comum é muito mais prático e econômico, mas esta é uma escolha que acaba criando um ar de informalidade perigoso – afinal, se todos estão a poucos metros de casa, a chance de que o compromisso se estenda além do necessário é gigantesca. Além disso, reunir-se no salão para tratar de assuntos por vezes delicados pode acabar incomodado aos outros moradores que não participarão do encontro, já que são muitas pessoas falando juntas e, às vezes, até mesmo discutindo uma ou outra questão mais controversa. Por isso, uma boa dica é escolher uma sala de locação com estrutura básica, que dará um ar profissional à reunião, e por um preço justo, que caiba no orçamento do condomínio.

Escolha uma hora para terminar

Tão importante decidir qual será o horário em que a reunião terá início é também definir quando ela vai acabar. Isso evita que ela siga noite adentro, deixando os ânimos mais aflorados e as decisões importantes cada vez mais distantes de uma concretização.

Aposte na pauta enxuta

Não dá para querer resolver todos os problemas de uma comunidade de uma só vez. Por isso, eleja quais assuntos são prioridade neste momento do condomínio e prepare uma pauta curta, para que a reunião seja produtiva. Descreva cada um dos pontos com o máximo de clareza, e procure não ir muito além de cinco tópicos a tratar por assembleia. Assim, você terá certeza de que eles foram debatidos e resolvidos, já que houve espaço para que todos opinassem sobre eles.

Acalme os ânimos

É papel do síndico não só organizar tudo, mas também garantir a ordem da assembleia. Isso se dá por meio do controle das horas, por exemplo, oferecendo cinco minutos a cada participante para suas argumentações. Também vale solicitar gentilmente que os condôminos permaneçam com os celulares desligados, e que evitem conversas paralelas, para que o foco da reunião seja mantido. Caso algum membro se descontrole durante o debate de alguma questão, o síndico pode intervir e pedir que a pessoa se acalme ou, se for o caso, se retire temporariamente do local, a fim de manter o clima de cordialidade entre todos.

Deixe seu comentário *Campos de preenchimento obrigatório